Eczanaler için verbis sistemine kayıt, 6698 Sayılı Kişisel Veriler Korunması Kanunu ve buna bağlı mevzuat ile 50’den fazla çalışanı olan ya da tamamlanan yılda 25 milyondan fazla aktif bilanço büyüklüğüne sahip şirketlerin Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi (VERBİS) kaydı zorunluluğu bulunmaktaydı bu zorunluluk 50’den az çalışanı olsa dahi sağlık sektöründe (eczaneler, klinikler, diş hekimleri v.b.) çalışanlar için de geldi.
Eczanelerin hukuki vasfı gereğince ana faaliyet konuları özel kişisel veri işlemektir. Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından sağlık verilerini özel nitelikli kişisel veri olarak adlandırmıştır. Bu sebepten dolayı eczanelerin de özel nitelikli sağlık verileri tuttuğu ortadadır.
VERBİS’e kayıt zorunluluğu gereğince bu yükümlülüğü yerine getirmeyenler için idari para cezaları ve Türk Ceza Kanunu’nun ilgili maddeleri gereğince hapis cezaları da verilmektedir.
KVKK eczaneler için dönüşüm ve uyum sürecini yöneten kişilerin mutlaka hukukçu olması önerilmektedir. KVKK alanında uzman bir avukattan VERBİS kaydı, veri envanteri hazırlanması, gerekli eğitimleri vermesi, aydınlatma metni hazırlanması gibi konularda alanında uzman avukatlardan danışmanlık almak ileride Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından düzenlenebilecek idari yaptırımlarla karşılaşmanızı engelleyecektir.
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU İLE
GETİRİLEN YÜKÜMLÜLÜKLER NELERDİR?
6698 Sayılı KVKK ile getirilen yükümlülükler 31 Aralık 2021’den itibaren gelmedi aslında daha öncesinde de bu yükümlülükler vardı ve bu yükümlülüklere uyulmamasından dolayı Kişiler Verilerin Korunması Kurulu tarafından ceza verilen eczaneler, klinikler ve diğer sağlık kuruluşları mevcuttur. Söz konusu bu yükümlülükler aşağıda listelenmiştir.
- İlkelere ve İşleme Şartlarına Uygun Veri İşleme
- Aydınlatma
- İmha
- İlkelere ve Aktarım Şartlarına Uygun Veri Aktarma
- Başvurulara Cevap Verme ve Kişisel Verilerin Korunması Kurumu Talimatlarına Uyma
- Veri Güvenliğine İlişkin İdari ve Teknik Tedbirleri Alma
- Veri İhlallerini Bildirme
- VERBİS’e Kayıt Olma ve Güncelleme
Yukarıda da görüldüğü üzere eczanelerin VERBİS’e kayıt olmak dışında 7 adet daha yükümlülüğü bulunmaktadır.
Birçok eczane envanterleri hazırlamadan sadece VERBİS sistemine kayıt olarak yükümlülüğü yerine getirdiğini düşünmekteyse de bu çok hatalı bir düşüncedir.
VERBİS NEDİR?
VERBİS, veri sorumluları sicil bilgi sisteminin kısa ismidir. Ülkemizde bireylere ait kişisel verilerin işlenmesini sağlayan gerçek ya da tüzel kişilerin yasa gereğince VERBİS sistemine kayıt olmak mecburiyetindedir.
VERBİS, elektronik ortamda kayıt tutulmasını sağlayan bir sistemdir. VERBİS’e kayıt olurken verilecek bilgilere uygun olarak hareket edilmemesi, kurum tarafından verilecek olan idari para cezalarının ve Türk Ceza Kanunu kapsamında verilecek olan hapis cezalarının önünü açacaktır.
Bu süreç boyunca hali hazırda eczanesi, kliniği bulunamayanların, söz konusu işyerlerini açtıktan sonra 30 gün içerisinde VERBİS kayıtlarını tamamlamaları gerekmektedir.
PEKİ VERBİS KAYDI NASIL YAPILIR?
Eczanaler için verbis sistemine kayıt: Eczaneler için KVKK sürecinin ilk adımı şirketin idari yapısını, işleyişini ve bu sistemde işlediği verilerin tespiti olmalıdır. Bu tespitlerin ardından işlenmesi gerekli olmayan tüm veriler tutanak tutularak imha ettirilmeli ve KVKK Kurumuna bildirilmeli, şirket kayıtlarından ve KVKK’ya konu olmaktan çıkarılmalıdır.
Kişisel Verilerin Korunması Kurumu’nun internet sitesine girdiğinizde kayıt başvurusu yapılmışsa KVKK kurumunun size vermiş olduğu kullanıcı adı ve şifre ile yönetici girişinden giriş sağlanmaktadır. VERBİS kaydı henüz yapılmamış ise sicile kayıttan önce kurumun internet sitesinde bulunan başvuru formu doldurularak KEP adresi üzerinden veya posta yolu ile KVKK’na gönderilmesi gerekmektedir.
Veri sorumlusu başvurusunun KVKK tarafından onaylanması sonrasında tarafınıza sisteme giriş için şifre verilecektir. Bu şifre ile veri sorumlusu kısmından sisteme giriş sağlanabilmektedir.
Eczanaler için verbis sistemi : VERBİS sistemine giriş yapıldıktan sonra irtibat kişisi atanmalıdır. İrtibat kişisi bir gerçek kişi olmalıdır. Bu belirlenen irtibat kişisi veri girişlerinin doğru girileceğine dair taahhütnameyi kabul etmelidir. Bu sebepten dolayı irtibat kişisinin eczane sahibi olması daha sağlıklı olacaktır. Burada dikkat edilmesi gereken diğer bir husus ise her gerçek kişi yalnızca bir veri sorumlusuna irtibat kişisi olabilmektedir.
Akabinde veri sorumlusu eczane tarafından işlenen veriler tek tek hangi amaçlarla işleniyorsa VERBİS sistemine girilmelidir.
VERBİS’e girilen verilerin kaç yıl saklandığı, hangi idari ve teknik tedbirlerin alındığı gibi hususlar VERBİS’e bildirilmelidir. Yapılan en ciddi hatalar ise bu kısımda olmaktadır. Eczaneler, gerçekte var olmayan tedbirleri VERBİS’e bildirmektedirler bu durum ileride idari para cezası ve hapis cezaları ile karşılaşmanıza sebebiyet verebilecektir.
VERBİS’e kayıt haricinde diğer yükümlülüklerin de yerine getirilmesi gerektiğini özellikle hatırlatmak isteriz.
HER ECZANEDE AYNI KİŞİSEL VERİLER Mİ İŞLENİR?
Bu sorunun cevabı hayırdır. Çünkü eczanelerin yanında çalışan durumu gibi aşağıda sayacağımız özelliklere ve diğer göre işlenen kişisel veriler de değişmektedir.
- Eczanede kamera bulunup bulunmaması,
- Özel ilaç yapımı olup olması,
- İnternet sitesinin olup olmaması,
- Eczanelere ilişkin yönetim sistemi kullanılıp kullanılmaması (Farmakom vb. gibi)
- Eczanede kalfa bulunup bulunmaması veya eczacı stajyeri olup olmaması
- İşyerinde bulunan bilgisayarların özelde de kullanılıp kullanılmaması gibi
Durumlara göre eczanede işlenen kişisel veriler değişeceğinden her eczanede aynı kişisel veriler kullanılıyor demek ve buna göre hareket etmek ciddi zararlara sebebiyet verebilecektir.
NOT: Tarafımız sormak istediğiniz hususları Avukata Sor kısmımızdan sorabilirsiniz. Karal Hukuk Bürosu olarak KVKK konusunda uzman kadromuz ile sizlere hizmet vermekteyiz.